Büro-Nostalgie: Karteikästen & Fernschreiber

Auf dem Tischchen neben dem Schreibtisch stand eine mechanische Schreibmaschine und neben dem Tischchen mit der Schreibmaschine stand ein Tischchen mit einem Kasten aus Metall mit kleinen Laden in denen sich Karteikarten befanden. Es handelte sich, wie mir später erklärt wurde, um die Kundenkartei. Was für heutige „Büromenschen“ praktisch unvorstellbar ist, damals (und ich meine nicht in grauer Urzeit sondern vor knapp 45 Jahren) haben wir wirklich alle Aufzeichnungen per Hand geführt. Alle internen Unterlagen, egal ob es sich um Karteikarten, Formulare, Aktenvermerke oder interne Schreiben handelte, wurden mit der Hand geschrieben. Lediglich im Kundenverkehr oder bei Schreiben an Behörden etc. kam die Schreibmaschine zum Einsatz.

Im Erdgeschoß gab es das Drucksortenlager. Es gab für alles und jedes ein Formular. Insgesamt müssen das geschätzt über 100 verschiedene Formulare gewesen sein. Manche dieser Formulare mussten in mehrfacher Ausfertigung ausgefüllt werden. Dazu gab es das sogenannte Durchschreibepapier oder auch Blaupapier genannt. Man legte hinter das Formular einen Bogen Durchschreibepapier (das Papier musste mit der glatten Seite zur Formular-Rückseite schauen) und dahinter einen Bogen Schreibpapier. Das konnte man bis zu fünfmal machen. Am vierten Durchschlag konnte man allerdings schon fast nichts mehr erkennen.

Der Sachbearbeiter legte also einen Akt an und schrieb einmal alle relevanten Daten und den Sachverhalt in den Akt. Dann schrieb er den Akt den damit befassten Stellen vor, das heißt, der Akt wurde mit der Hauspost von einer Stelle zur nächsten damit befassten Stelle transportiert. Das nannte man einen Rundlauf. Jeder Bearbeiter trug in den Akt seine Bemerkungen ein und irgendwann bekam der Aussteller des Aktes das Papier-Konvolut (manche kompliziertere Akten waren mit den zugehörigen Beilagen einige Zentimeter dick) wieder zurück um dann die Endbearbeitung vorzunehmen. Manche Akten waren monatelang unterwegs.

Ich erinnere mich an ein Beispiel wo ich als Sachbearbeiter einen Verbesserungsvorschlag bezüglich der Materialbeschaffung einbrachte. Rund ein Jahr später, ich war inzwischen Leiter der Abteilung geworden, bekam ich meinen eigenen Verbesserungsvorschlag zur Beurteilung vorgelegt…

Im Keller gab es ein riesiges Aktenlager in dem alle fertig bearbeiteten Akten, numerisch geordnet nach der Aktenzahl, abgelegt wurden. Von jedem Akt gab es eine Karteikarte auf der in Stichwortform der Inhalt des Aktes, der Bearbeiter und eben der Lagerplatz des Aktes vermerkt war. Diese Karteikarten wurden in riesigen Karteischränken aufbewahrt.

Zur Kommunikation nach außen standen uns neben dem Postweg damals lediglich das Telefon und der Fernschreiber zur Verfügung. Fernschreiber waren allerdings nur im geschäftlichen Bereich üblich. Ein Fernschreiber war ein schreibmaschinenähnliches Gerät, das Texte von A nach B übertragen konnte. Der Empfänger konnte den empfangenen Text entweder auf einer Endlos-Papierrolle ausdrucken oder den Text auf einem Lochstreifen zur weiteren Verwendung speichern. Die Fernschreiber wurden dann nach und nach von den neuen Faxgeräten abgelöst mit deren Hilfe man ganze Seiten auf einmal übertragen konnte.

Wichtigstes Kommunikationsmedium war aber das Telefon. Wobei mit „Telefon“ selbstverständlich das Festnetztelefon gemeint war. 1974 gab es zwar schon das sogenannte „Autotelefon Netz B“, dessen Benutzung allerdings der hohen Kosten wegen, einer verschwindend kleinen Zahl von Privilegierten vorbehalten war. 1984 wurde das C-Netz, 1990 das D-Netz und ab 1991 das GSM-Netz in Betrieb genommen. Erst ab diesem Zeitpunkt sprach man von Handys und ab diesem Zeitpunkt war mobil telefonieren auch für Otto Normalverbraucher leistbar.

Die EDV hielt ab Anfang der 80er-Jahre Einzug. Unsere erste Anlage war eine IBM 360, die mit Lochkarten arbeitete. Es gab eine eigene Abteilung die sich nur mit dem Lochen dieser sogenannten Lochkarten beschäftigte. Die Informationen, die in schriftlicher Form vorlagen, wurden mit einer schreibmaschinenähnlichen Tastatur in die Lochkartenmaschine eingegeben. Die Lochkartenmaschine stanzte Löcher in Kartonblätter, die dann optisch in den Computer eingelesen wurden. Die ganze Anlage, die eine Rechenleistung wie heute ein kleiner Taschenrechner hatte, beanspruchte den Platzbedarf eines halben Fußballfeldes.

Einige Jahre später wurden die mechanischen Schreibmaschinen gegen elektrische Schreibmaschinen ausgetauscht und wieder einige Jahre später bekamen wir den ersten Personal-Computer samt Drucker. Das läutete dann das Ende der handschriftlichen Aufzeichnungen und das Ende des Formular-Wahnsinns ein, der sich über die Jahre einen fixen Platz in der immer mehr ausufernden Bürokratie gesichert hatte. Mit der Einführung der E-Mail wurden zuerst der Fernschreiber und dann auch das Fax immer mehr in den Hintergrund gedrängt. Heute wickeln wir unseren E-Mail-Verkehr bereits über unsere Handys ab, telefonieren gleichzeitig auch übers Internet, können mit Satelliten-Handys von jedem Punkt der Erde von dem wir freie Sicht auf den Himmel haben, telefonieren und Daten übertragen.

Durch diese technischen Möglichkeiten können wir uns auch von jedem x-beliebigen Ort in unsere Bürokommunikationssysteme einloggen, Anrufe entgegennehmen und mobil arbeiten. Es ist nicht mehr notwendig zu Besprechungen zu reisen, heute erledigen wir das per Videokonferenz. Das spart  Zeit und Geld.

Aber auch der Arbeitsmarkt von heute ist schon fast Vergangenheit. Veränderungsprozesse finden heute mit einer ganz anderen Geschwindigkeit statt als früher. Die Stichworte heißen heute Digitalisierung, Automatisierung, Globalisierung und struktureller und institutioneller Wandel.

Die Zukunft heißt aber 5G. Was da alles möglich sein wird, das können wir heute nur erahnen. Es gibt schon einige Ideen wie zum Beispiel Maschinenkommunikation in der Industrie in Echtzeit oder Kommunikation von Fahrzeug zu Fahrzeug bzw. von Sensoren zu Fahrzeug.  Man rechnet mit ca. 35.000 zusätzlichen Arbeitsplätzen durch die Einführung von 5G.

Wie gesagt es ist erst 45 Jahre her dass ich mit Bleistift und Kugelschreiber gearbeitet habe, dass ich Briefe mit dem gleichen Text x-mal geschrieben habe weil es keinen Kopierer gab und dass die Bearbeitung eines Aktes oft Monate dauerte weil er x-mal hin und her geschickt wurde.
Heute sind die Mitarbeiter schon oft ungeduldig wenn sie einige Sekunden auf das Resultat einer Rechenoperation warten müssen.
Viele Jobs bzw. Berufe die vor 45 Jahren unbedingt erforderlich waren, sind heute verschwunden. Es gab Locher (das waren jene Leute die die schriftlichen Informationen auf die Lochkarten übertrugen), es gab Fernschreiber, es gab viel Personal im Archiv und in der Registratur, es Boten, die die Akten quer durchs Haus beförderten und es gab eine Unzahl an Schreibkräften und Zeichnern. All diese Berufe sind heute verschwunden und durch die Automatisierung des Büroalltags abgelöst worden.

Auch in Zukunft werden viele Tätigkeiten von Robotern wahrgenommen werden. In erster Linie sind das Jobs, deren Ausübung durch einen Algorithmus ersetzt werden kann. Dazu gehören zum Beispiel Sekretariatstätigkeiten, Mitarbeiter in Call-Centern, Buchhalter, Fabriksarbeiter oder aber auch Bedienstete in der Logistik (Stichwort: Einsatz von Drohnen).

Auf dem Gerätesektor hat sich aber auch viel getan: Viele Geräte, Einrichtungen und Dienste sind in den letzten 45 Jahren gekommen und wieder gegangen. Schreib- und mechanische Rechenmaschinen, Wählautomaten und Anrufbeantworter für die Festnetztelefonie, FAX-Geräte und sonstige Dinge wie z.B. die Stenografie. Stenografie ist eine aus einfachen Zeichen gebildete Schrift, die schneller als die herkömmliche „Langschrift“ geschrieben werden kann und es ermöglicht, in normalem Tempo gesprochene Sprache mitzuschreiben oder eigene Ideen schneller zu notieren.

Wenn ich den Arbeitsalltag von heute mit früher vergleiche muss ich sagen: durch den technischen Fortschritt ersparen wir uns heute viel Zeit, die früher durch umständliches Hantieren mit den vorhandenen Geräten, mit händisch auszufüllenden Formularen und durch viele Fußwege zwischen den einzelnen Abteilungen draufging. Heute ist alles effizienter, schneller, ortsunabhängiger und natürlich auch hektischer. Mir hat mein Job aber immer, früher wie heute, Spaß gemacht. Und das ist schließlich das Wichtigste.

In der neuen Arbeitswelt nimmt mobiles Arbeiten stark zu. Laut Studie definieren die sogenannten Remote Worker – also Mitarbeiter, die nicht primär an einem Arbeitsplatz tätig sind – ihre Arbeit merklich anders als Beschäftigte mit einem klassischen Arbeitsplatz. Mobile Arbeiter nutzen moderne Kollaborationstools fast doppelt so oft wie ihre Kollegen, die im Unternehmen vor Ort sind. Diese Entwicklungen stehen aber erst am Anfang und wir können alle gespannt sein, wie sich die Arbeitswelt weiter entwickeln wird.